Seguramente en alguna ocasión nos hemos encontrado con la dificultad de realizar nuestro trabajo porque nuestro cliente está tan ocupado como nosotros.
Toda agencia de comunicación, como representante de sus clientes ante los periodistas, necesita la aprobación definitiva del propio cliente a todo comunicado, entrevista o artículo que vaya a mandar a los medios. Y es aquí donde el proceso natural de todo envío se enquista.
Debemos de cumplir con el calendario de envío de comunicados y también debemos tener muy en cuenta la fecha de cierre de los medios, ya que es inamovible y no se modifica por muy buenas excusas que tengamos. Por ello, lograr la conformidad final del cliente cuando está inmerso en una gran cantidad de trabajo es una tarea difícil y a veces imposible.
En este tipo de situaciones hay actuar con bastante tacto. Por un lado, no queremos molestar al cliente ni cargarle con más obligaciones de las que ya tiene, pero por otro, debemos tener en cuenta que dañaríamos nuestra credibilidad y profesionalidad si nos comprometemos con un medio en enviarle una información y luego no se la mandamos. Al periodista le da igual la causa por la que no hemos cumplido con lo pactado, lo que le queda es que le hemos dejado “colgado” después de haber confiado en nosotros.
Para evitar, corregir o disminuir las consecuencias de este tipo de actuaciones, unas breves pautas:
- Trabajar siempre con tiempo. Sabemos que en este trabajo hay muchas cosas que no se pueden prever y que la petición de un periodista llega en el momento menos pensado y siempre es para “ya”. Aún así, y dentro de los plazos que tenemos, debemos actuar rápidamente y tener el cuenta que necesitamos el ok final del cliente.
- Avisar a la persona encargada de darnos la información o el responsable del ok final de la fecha en la que necesitamos tenerlo, recordándoselo según se va aproximando la fecha de cierre.
- Prestarles nuestra ayuda. Ofrecernos a elaborar nosotros el artículo o entrevista para posteriormente pasárselo para su revisión y ok final. Así nosotros ganamos tiempo y le evitamos el trabajo de redactar, que por otro lado, también forma parte de nuestros cometidos.
- Intentar tener un buen archivo con fotos, cuestionarios y otro tipo de informaciones previamente aprobados por el cliente para, en un determinado momento de urgencia, poder enviarlo rápidamente al medio que nos lo solicita.
Y finalmente, si no nos queda otro recurso, tendremos que perseguir a nuestro cliente por todos los medios disponibles para conseguir que la información llegue a tiempo.
